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公文管理系统1 绪论 目前由于企事业单位收到的、以及下发的文件都是纸质形式,不便于公文接受单位对公文进行电子化存档、查询、调用等,影响文件使用效率。
另外纸质文件在下发时,呈几何级数增长的文件复印量,造成了纸张的大量浪费。
随着电子化办公迅速在各机关、企事业单位普及,在电脑上编制公文已成为机关工作人员的首选方式。
大量公文在编辑时已经是电子化的,这为电子化公文管理创造了便利条件。
随着网络带宽的不断提高,在线办公已成为发展趋势,公文完全可以电子化方式存放在服务器上,在数据库等计算机信息系统的支持下,对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播,随时可供文件使用单位调阅。
对公文流转的有效模拟,实现在线的公文编辑、收发将极大提高机关办公效率。
机关内公文流转是本次开发时考虑的一个重要方面。
1.1 本课题研究的背景和意义 我单位下属 30 多个直属单位,每次公文下发,从公文复印、下发通知到下属单位来领取文件,整个过程将耗费很多的人力、物力、财力。
同时纸质的公文,在下属单位再次复印传阅,整个过程纸张用量巨大。
使用电子化公文管理系统后,将带来很 (1)大大提高办公效率,公文发送只需电脑上的一个操作,各基层单位可登多好处: (2)提高公文的利用效率。
公文的分类陆系统,即时查阅公文,节约了时间、金钱。
(3)实现公文制作的全称监控,加强内部公检索,将提高查询,方便了公文的使用。
文流转速度和质量。
1.2 项目可行性分析 开发此公文管理系统需要的软件环境是 Windows7 IIS7.0开发工具为 VisualStudio 2005。
在自学计算机的这几年,开发者先后使用该工具编写过数个网站,拥有一定的 ASP.net 编程能力。
另外,网络上关于 ASP.net 网站的知识和成功案例很多,给开发本系统提供了很多参考素材,开发公文管理系统的各个难点都已找到突破口,加之目标系统不是很大,所以在规定的时间内、在老师的指导下完成系统的开发还算是不太困难的。
目前,我县已经建设成比较完备的教育城域网,并且电脑设备比较先进,在硬件上完全能够满足系统的运行。
我局的网站已经运行多年,具有基础支撑软件,对于目标系统所需的 IIS7.0,ACCESS 等软件,我局已经具备。
局网站拥有专业的网站运维管理队伍,具备管理大型网站的实力。
从该网站的开发和效益关系上讲,该系统的开发不需要花费太多的经费。
软件方面是利用 Microsoft VisualStudio 2005 试用版,WebOffice.ocx、ExtJs 等相关组件都是免费的。
2 公文管理系统分析2.1 系统需求分析 需求分析是软件定义时期的最后阶段,它回答了“系统必须做什么”这个问题。
公文管理系统网站是供教育局机关管理收、发公文、在线拟制公文以及基层单位查收、上传公文使用的,是教育局及下属单位公文等信息交换的重要方式。
为了利用网络这个现代化通讯工具,为我局办公自动化添砖加瓦,决定建设公文管理系统网站。
根据 (1)根据教育的实际情况,可创建各种业务这一需求,本系统具体要完成以下任务: (3)机关成员以及集成学流程。
2领导可派发各种任务,并为任务办理指明流程。
(4)用户能够对自己创建的任务进行跟踪,实区、学校校长可按流程在线起草公文。
(5)有权限的用户能够查看教育局发布的公文。
时监控处理情况。
(6)能够登记外来文件,并提供分类检索。
2.1.1 用户身份级别要求 系统将用户划分成多个不同的角色,并为每种角色分配不同的操作权限。
用户角色一般根据岗位职务来划分,分别是:局长、副局长、股长、科员、校长,每个用户都分配管辖范围。
系统运行时,用户可按照自己的角色,在自己管辖范围内行驶相关权利。
同时为简化权限数据存储,系统还规定了一些共同的权限,赋予所有的合法用户。
2.1.2 系统功能模块图 公文管理系统 个人中心 系统信息 待办事项 个人消息 任务管理 流程管理 收文登记 图 2-1 系统