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2009年第9期科技管理研究ScienceandTech-nvoIogyManagementResearch2009No9文章编号1000—7695200909—0388—03低成本建立企业电子图形文档管理系统蔡治广东南方通信建设有限公司广东广州510630摘要为系统管理企业的电子图形文档提高利用率和工作效率提出了低成本建立企业电子图形文档管理系统的思路对系统建立的环境、步骤、功能进行了分析。
并在企业中进行了成功的应用。
关键词低成本电子图形文档管理系统中图分类号G271文献标识码A1引言随着信息技术的发展现代企业的电子图形文档的数量和种类日益增加特别是人力资源管理部门掌握了大量的员工证件、证书及公司资质等文档的电子版本频繁的查询、存储和打印占用了大量的工作时间。
如何管理这些文档提高利用率已经成为现代企业亟待解决的问题…。
电子图形文档管理EDM是产品数据管理系统PDM的基础在国外是相当热门的技术之一国内刚处于起步阶段但已经受到了广泛的关注BJ。
但是“目前管理的系统在开发过程中须投入大量的人力、财力和物力而且系统运行所要求的硬件设置投资达上百万元”¨J。
鉴于企业要实现图形文档的高效管理需要付出高昂的成本的现状本文提出低成本建立企业电子文档管理系统的思路在实际中进行了应用取得了良好的效果。
2现状企业在管理实践中会积累大量的电子图形文档这些图形文档可分为员工和企业两类。
员工文档包括身份证、学历学位证、职称证、各类职业资格认证、获奖证书等的扫描件企业文档包括企业资质证、企业文化相关图片、企业图形文档产品如设计图纸等、企业图形资源如广告图标资源、幻灯片模板等。
图形文档类别构见图1田形文档尘厶身份证、学历学位证、职称证、各类职业资格图l企业企业资质、图形文档产品、共享模板、企业文化资料企业无纸化办公越来越普及通过扫描仪、数码相机、电脑等设备每天都会产生大量的电子图形文档。
随着企业的发展和时间的累积电子图形文档数量也在剧增。
据统计一般中型企业的电子图形文档数量都在万份以上而且还在不断增加中。
通常这些图形文档没有进行良好的管理而收稿日期2009-01一15修回日期2009—04—02是分散存储在企业各个部门的电脑中。
资料分散、类别复杂、数量巨大是当前企业内部电子图形文档的共同特点“不仅需要较大和较好的场所来存储大量的图档还需要多人进行维护管理”【4J。
这也造成了使用上的难度。
比如“产品设计人员在进行新设计需要参考旧产品的资料时只能根据头脑中的印象手工翻阅查找。
若要借用原设计就要找出蜡底——晒出蓝图——修改蓝图——描图——晒图。
这使得企业现有技术资源的利用显得困难重重”po。
目前图形资源的管理和使用存在以下难点1对图形文档的拥有者而言查找和拷贝的工作将会占用其工作时间导致工作效率下降2没有按照文档的重要程度进行权限的分配管理导致重要资料易泄露常用资料难共享3对物理距离较远的单位如外地的分公司获取资料的难度较大4因分散存储导致查找的时间较长搜索的难度较大且容易遗漏5管理上的软硬件投入较大。
但大多数企业还未意识到这个问题对电子图形文档的重视程度不够在使用图形文档的时候常常陷入无休止的查找、询问和拷贝的情境耗费了大量的时间成本。
企业未重视这个问题的原因可能如下1没有意识到图形文档的管理和工作效率之间的关系2没有统计过图形文档的数量3没有专项资金投入4没有合适的工具来管理5没有专门的部门或员工管理这项工作。
若能建立一套图形文档管理系统对这些文档进行系统的管理并且不增加额外成本将能良好的解决这个问题。
3需求分析31基于网络的服务器结构现在大多数企业都建有内部电脑局域网。
局域网是小型的互联网络因物理距离近传输带宽足而且具有互联网络的特点是搭建图形文档管理系统的理想环境。
通过局域网搭建图形文档管理系统具备以下优势1数据传输速度快。
因局域网内带宽充足数据传输的速度很快特别适合图形文档这类大容量文件的管理。
2适合搭建服务器。
局域网具有互联网的特征因此可在局域网搭建网站通过网站来实现对图形文档的管理。
局域网内所有的终端电脑通过浏览器即可进行文档处理。
目前企业管理中广泛应用的办公自动化系统OA即采用这种形式。
3无需增加软硬件投资。
利用现有的局域网搭建系统软硬件环境都无需改变这会减少资金投入是实现低蔡治低成本建立企业电子图形文档管理系统389成本建立电子图形文档管理系统的重要保证。
其布局及网络结构见图2。
图232功能需求分析电子图形文档管理系统至少应具备图形文档的存取功能、管理功能和权限管理功能。
1存取文件的需求存取功能需要实现图形文档的浏览、搜索、上传和下载功能。
最轻松的方式是用户打开网络浏览器1E即可进行浏览无需安装其他软件。
此外用户可以实时浏览电子图档的内容看到缩略图、原始图可以下载图形文档。
此外还应具备搜索功能能够让用户按照文档标题、标注、评论等信息进行搜索这样能方便快捷的找到目标文档。
有上传权限的用户还可以上传文档可以单个文件上传也可以批量文件上传。
文件上传是非常重要的功能这个功能使得图形文档的搜集不是来自某个员工而是来自一个群体。
通过这种方式能够迅速收集大量的资源扩大图形文档的来源降低搜集的难度。
2文档管理的需求文档管理是对图形文档的查阅、删除、添加、结构设计。
图形文档上传之后如何管理这些文档是需要解决的问题管理系统应该能够对图形文档进行分类、分级管理。
能够在赋予权限的情况下删除文档。
在设计图档结构时可根据文档的类别进行多级设计示例见图3、图4。
图33权限管理的需求权限管理是非常重要的功能若权限功能不完善会导致图形文档资源的滥用也会使一些需要保护的资源不能得到有效的保护。
对权限的需求可以分为两类一类是核心权限。
包括上传和下载图形文档、查看和编辑图形文档、查看和编辑文档结构、添加和删除用户、分配用户权限等二类是附加权限。
包括查看和编辑图形文档的评论、打印文档、插件管理等。
权限分配应灵活既可以按用户分配权限也可以按文档的结构分配权限还可以按系统的功能分配权限。
按用户分配权限系统应能既按用户来分配权限也可根用户的角色来分配权限。
比如可以给“张三”单一用户分配浏览权限也可以给“人力资源部”用户角色分配浏览权田挡培构设计示倒企业壹质Il员工壹质II设计图纸十人资历lr—I一身份证卜_羹—丽资格认证职称证I、叫竺塑苎J卜√再闽L—词型圃卜圃卜—万磊丽L运面翊-i卜岖圃-一华ii司_1塑塑坠垩圈4限按文档的结构分配权限是指根据系统内文档的结构来分配比如可以给用户分配浏览“身份证”的权限但不给“学历证”的权限这样用户就只能看到身份证而不能看到学历证按系统的功能分配权限指对不同的用户分配不同的浏览、上传、打印、改变文档存储结构等功能的权限。
权限管理结构见图5。
业1I幽lf塑造盖管露崔If辜雳噩Il望箨Ifi殳汁样张II打印II设计成品II评论图54扩展性需求扩展需求是指附加功能比如测览图形文档时的背景颜色、布局方式、能否反映幻灯片、直接打印等等。
优秀的管理系统应具备良好的扩展性能够根据需要进行功能的扩展。
33成本收益分析满足上述需求分析的管理系统如果能够正常实施和运作那么企业所付出的成本是极少的直接成本几乎可以忽略。
硬件方面管理系统所需要的服务器可以利用公司内部的闲置电脑或
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