的需求分析
1.2.1系统组织结构的分析
今晚大酒店分为前厅部,客房部,财务部,工程部,销售部,餐饮部,会员部,人事部,机房等多个工作部门,其中前厅部作为酒店的神经中枢,在客人心中,是酒店管理机构的代表。客人的入住、退房、结账等活动都是在前台完成的,所以为其设计管理信息系统的时候,首先要考虑其组织结构,经过调查该系统的组织结构图如下。
图1.1组织结构图
1.2.2系统管理上的需求
设计管理信息系统是一个质的飞跃。它基本实现了管理的智能化和信息化,有着现实的经济意义和社会效益。对于酒店而言,一次性的投入带来最明显的效果是人力资源的开销的压缩。另外,由于管理信息系统的种种特点,也给实际管理的操作带来了极大的便捷,如客人档案的管理实现了海量存储,快速查询,这些带给酒店的是工作效率的大大提高。再者计算机可以将各个营业点服务项目的收费集中起来编制账单,而且迅速、准确、避免了繁杂的收银手续,为客人提供方便。计算机管理系统的应用将极大的改善对客服务的质量。本系统可以利用其多维性、实时性、精确性突破了原始管理手段的诸多局限性,能够将所有存量资源实行最佳配置,从而在产品组合,产品营销方面有所创新。促进产品的销售,可以增加酒店的收益。
由此可见,酒店无论是从结构上还是管理上,都是需要计算机的辅助,需要开发管理信息系统。
1.3系统的可行性分析
在信息系统的目标需求已经确定,对系统的基本情况又有所了解的情况下,系统分析人员就可以开始可行性分析,可行性分析是根据系统的资源环境等条件,判断所提出的信息系统是否有必要,是否有可能进行开发。
1.3.1经济上的可行性分析
主要是对预估费用和对项目的经济效益进行评价。在费用支出方面,不仅要考虑主机费用(如管理,维护费用),还要考虑备份费用。而经济效益应该从两个方面考虑,一部分是可以用金钱去衡量的效益,如加快流动资金周转,减少资金积压等;另一部分是难以用金钱表示的,例如提供更多的高质量的信息,提高取得信息的速度。
今晚大酒店正在努力为信息系统的建立提供良好的硬件设施,但相对与酒店原有的基础来说,主要的经济投入还是在软件的开发和维护上。此次信息系统的开发不仅可以使今晚大酒店前台工作人员的工作效率大幅度提高,节约了资源。而且在"用管理信息系统来管理现代化酒店"这一趋势下,树立了今晚大酒店自己的企业形象。这些隐性的效益是不可估量的。
1.3.2管理上的可行性分析
管理的可行性分析主要指对此系统运行后带来的影响(包括组织结构,管理方式,工作环境和结果)进行估计和评价,同时还要考虑到对管理人员这些最终用户的培训,以及在给定时间里能否完成预订的系统开发任务等。
首先酒店已经准备建立自己的局域网和计算机维护部门,因此各个部门之间的信息传送将会变得的高速和安全可靠。其次,酒店中正准备培养能够胜任网络管理的各个层次的管理人员和工作人员,并且现已拥有了少数网络管理方面的高级技术人才,对管理好网络有一定能力。系统中的管理人员包括硬件管理人员,软件管理人员等,最终为前台的操作人员。由于系统界面是大家所熟悉的WINDOWS图形界面,在用户接口设计时又充分考虑到了易用性,亲和性,如丰富的右键弹出菜单简化了系统的操作,所以一旦系统投入使用后,便可以很快的在酒店前台全面的利用起来。
1.3.3技术上的可行性分析
本系统开发主要包括后台数据库的建立与维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强,数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,使用灵活等特点。
因此本系统建议使用Win98、Win2000Professional、Win2000Server、WinXP等操作系统,数据库使用MSACCESS2000。开发工具使用Microsoft公司的VISUALBASIC6.0,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一功能方便而简洁的操纵数据库的智能化对象。过程中首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。
由于时间和能力的原因本系统暂时设计为单机版本,将来可以升级为网络版。经过可行性的分析(经济可行性,管理可行性,开发技术可行性)等方面论证了酒店前台管理系统的建立是可行的。
1.4系统的业务流程分析
业务流程分析可以帮助系统分析人员了解该业务的具体处理过程,发现系统调查中的错误和疏漏,修改系统的不合理部分,优化业务流程,为目标系统的开发打下基础。
任何一个MIS系统的开发都是针对确定的业务流程的。尤其像本系统这样一个由用户提出的专用的管理信息系统,所针对的业务流程就是用户现在实行的业务流程。在进行开发之前首先要非常明确用户的业务模式。业务流程图就是在与用户接洽过程中对用户所描述的业务流程绘制成图形,使其具体化、形象化,以帮助我们确定软件结构。
1.4.1业务流程图的符号说明
系统内部的部门或人员系统外部的实体数据流向(不含数据内容)
单据,报表,账目
1.4.2部分业务流程图
图1.2业务流程图-----预订业务流程图
今晚大酒店的部分预订是由销售部来完成的,客人可以将预订请求发给销售部,再由销售部转交给预订部,或者由客人直接发给预订部。预订部根据房间状态表来订房间,并将订单发转给接待部。由接待部建立客户档案
图1.3业务流程图-------接待业务流程图
客人到达前台接待部,接待员根据预订客户资料,房态表和黑名单来决定是否可以让客人入住,客人填写入住登记表后就可以得到房间钥匙即房卡,接待部将入住信息通知客房部,并把付款方式通知收银员。
图1.4业务流程图------收银业务流程图
客人通知收银员退房,收银员根据宾客账单和付款方式来办理退房和收银。并在交填写前厅现金收支表后给酒店财务部。
1.5系统的数据流程分析
管理业务的调查中绘制的管理业务流程图虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程,但仍没有完全脱离一些物质要素,为了用计算机进行信息管理还必须进一步的舍去物质要素,收集有关的资料,绘制出系统的数据流程图,为进一步的分析做准备。
1.5.1数据流程图的符号说明
外部实体数据处理数据流数据存储
*数据流(DataFlow):指具有名称且有流向的数据,用标有名称的箭头表示。一个数据流可以是记录、组合项或者基本项。
*数据处理(Process):表示对数据所进行的加工和变换,在图中用矩形框表示。指向处理的数据流为该处理的输入数据,离开处理得数据流为改处理的输出数据。
*数据存储:表示用文件方式或数据库形式所存储的数据,对其进行存取分别以指向或离开数据存储的箭头表示。
*外部实体:表示数据的来源及数据的去向,可以是一个组织或人员,他处于系统范围之外与系统有关的外部事物或外部环境。
1.5.2酒店前台管理系统的部分数据流程图
1.5.2.1顶层数据流程图
客人的入住过程是通过酒店前台管理系统进行,前台将现金和报表给财务部。
经理可以对前台管理系统进行查询,主要是对报表和财务状况的查询。前台管理负责把各种报表存档,以方便经理进行查询工作。
客户请求信息现金
查询请求报表 D1存档
图1.5顶层数据流程图
1.5.2.2第一层数据流程图
将前台管理
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