中有些材料在内容和形式上是雷同的如一些鉴定、考核和评价材料都给人以"千篇一律"、"同出一辙"的感觉多使用套话内容形式相同不能准确反映每个人的真实情况。
3干部档案利用工作水平较低其作用尚未充分发挥出来,利用工作是衡量干部档案工作质量的一个标准从现在各单位的情况看有以下几个问题:
A. 利用工作范围有限。现在干部档案在政审、调升工资、职务变动等工作中只被用来了解人员的基本情况而知人善用、选贤举能的作用并未发挥出来。
B. 利用方式单一使用率低。只有需要者找上门来才提供利用"看堆守摊"、被动服务状况还很普遍。
C. 对于一个单位来说利用干部档案资源应该不仅限于利用某一个人的信息也需要利用整体的综合信息如人员分类信息、人员结构信息等。但有一些单位部门 中干部档案的管理手段还是原始的手工管理方法难以满足对综合信息和对信息进行分析的需求。
从上述问题来看目前干部档案工作还有一些不完善的地方需要我们去研究解决。为使干部档案在新的形势下发挥更大作用要解决上述问题我认为应从以下几方面入手
一、适应改革发展新形势提高对干部档案工作重要性的认识
新时期干部工作面临许多新问题同时也给干部档案工作提出了更高的要求干部档案人员应该不断地加强自身学习增强工作自觉性同时注意宣传提高全体人员的档案意识提高对干部档案工作重要性的认识。
在改革发展的今天必须认识到干部档案不是可有可无的,即使不设干部档案的企业公司也是十分重视人才信息的。由此可以说明,干部档案在人才资源开发中有着重要作用。
长期以来我党一贯强调各级组织在选拔和任用干部时要首先查阅干部的干部档案这是一项组织程序。实践证明干部档案在考察了解、选拔使用干部中起着重要的依据作用同时还可为人才资源开发提供大量信息和数据。因此干部档案工作不但必要而且重要不能削弱在现阶段还应进一步加强。
二、加强收集工作完善档案内容
干部档案材料的收集工作是干部档案工作的基础是为利用工作积累信息的过程是维护干部档案完整和真实直接关系其作用发挥的重要环节因此必须下功夫、花大力气认真做好。
1建立健全收集归档制度认真组织落实
从管档部门来说必须建立健全收集工作制度并严格执行应该归档的材料认真收集归档。要采取定期收集和不定期收集相结合的方式将形成的应归档材料全部收集归档。定期收集可以根据本单位的中心工作提出收集工作计划对应收集的材料做到心中有数。积极主动抓重点、按计划逐项收集这样可以避免因工作忙漏归、迟归现象。如表彰奖励材料、年终考核材料、工资普调材料等都可以按计划定期收集。不定期收集也就是零星收集采取这种方法时要注意了解各方面情况及时掌握信息随时收集如成果获奖、学历培训、政审、鉴定材料等都可以不定期收集。
从形成档案材料的单位部门 来说也必须建立归档制度同样要认真贯彻执行将形成的应归档材料主动送交管档部门归档。各部门应该将收集归档这项工作列入目标管理工作中落实归档时间和责任人也可以将之列入岗位责任制中作为考核内容。干部档案部门要对归档工作进行严格的检查督促。
2完善档案内容提高档案价值
首先《干部干部档案材料收集归档规定》是干部档案收集归档工作的依据性文件。按照这一规定干部部门应在德、能、勤、绩四方面开展收集工作全面收集材料特别是现阶段要根据干部制度改革和对人才信息的需要完善档案内容注意收集那些能体现人才能力、水平和业绩的材料。
其次应在形成档案材料时就使它准确、充实能真正反映一个人的情况、面貌和特点。例如考核鉴定材料形成时就要注意将被考核人全面情况反映出来要对人才素质、现实表现客观地作出评价。这样所形成的材料被收集进档案中去才能有利用价值。
再次要定期补充记录登记如对干部任免、工资变动、出国情况等登记表定期补充目的是使档案简单明了地反映人的某一方面情况。另外可以将科技人才的论著论文目录、培训进修登记、年终考核登记等补充进档案使档案内容更直观便于利用。
三、提高利用工作水平充分发挥干部档案的作用
1拓宽服务范围为干部改革提供信息
除了在政审、调资、晋升中提供干部档案以外档案部门在当前干部工作改革中要根据结构性调整、人员配置等中心任务积极提供干部档案信息如在机构人员调整、定岗定员工作中提供人员现状情况、综合信息、统计信息在作人员规划和预测时提供人员预测情况、分析信息等为领导和决策者当好参谋。
2熟悉档案内容和人员情况积极主动提供服务
通过对档案的整理熟悉干部档案内容。重点应放在新调入人员档案上因为领导和其它部门对新调入人员的情况不很了解档案人员通过其档案熟悉他们的学历、曾进行过何种培训、担任过什么职务、做过哪些工作以及对其评价如何等等将这些信息主动向使用部门介绍,变被动服务为主动服务。
3编制必要的检索工具方便查找利用
干部档案管理部门应建立几种有效的检索工具如把所管理的干部档案中的人员情况按年龄、职务职称 、学历、专业等来分类编制不同的检索工具便于查找和利用。
4实行计算机管理提高利用工作水平
现在干部部门普遍使用的计算机干部信息管理系统包含了大量信息利用这一系统不但提高了查找信息的速度而且可对所管理人员的情况进行研究做出统计分析开展高层次的信息服务。如各人才交流中心近年开通的人才信息服务系统直接服务于人才开发和利用工作对干部档案利用工作的改革和发展起到了促进作用。
总之今后我们还要进一步探索利用现代化手段管理干部档案和人才信息的方法为干部档案工作的科学化、现代化管理服务为开发利用干部档案和人才信息贡献力量。
在干部档案管理中为了管理的安全性,所以我们要建立一个安全的档案管理系统。
(三)系统应满足的功能及要求(录入、查询、修改、打印等)
干部档案管理系统主要包含职工个人自然情况,工作情况,简历,政治情况等各方面信息,内容比较庞大复杂。同时还综合考虑档案管理工作的性质,总结归纳出所需实现的功能。主要是为干部档案进行服务,对干部的变动、干部资料、以及干部资料的查询,统计等功能。总体上说具有编辑,查询,用户管理,图表统计等功能。
一、灵活的数据记录编辑功能,可以随时对记录进行增加,修改,更新,删除,浏览等编辑操作。并将查询方式有机溶入编辑界面,可以实现对某项记录定位,再进行编辑,修改,更新。
二、多个数据库表的任意组合条件的查询。便于在实际档案管理操作中呆对保种情况,多种条件下的人员情况进行统计查看。
三、具备分级用户权限管理设置,以确保档案的保密性和安全性。
四、具有分类统计,使用图表显示的功能,该统计图表可根据数据库中记录情况的变化而变化。
五、具有比较友好的人机界面,各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。
六、具有辅助表管理功能,主要是对"学历"表中的字段"学历","部门表"中的字段"部门","政治面貌"表中的字段"政治面貌","职称"表中的字段"职称",进行添加,修改,删除操作......
随着企业的规模不断扩大,员工数量急剧增加,有关员工的各种信息量也成倍增长。企业在一般日常工作中需要对企业人员组成,考勤情况,工作评估和工资信息进行管理。
(四)程序结构图设计及编制运行程序
1.系统功能流程图
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