郝智颖(昆山新意建设咨询服务有限公司江苏昆山215300)
摘要:本文就SAP
系统在财务上的应用提出了一系列的建议,对财务部门提高财务人员的工作效率,形成完善的财务管理制度等提供了有益的借鉴关键词:财务控制核算管理中图分类号:F406.5文献标识码:A文章编号:1672-3791(2008)02(c)-0241-021序言企业经营管理的全球化和多元化使业务流程日益复杂,这种趋势推动了产品和业务流程的革新和信息高速公路的应用,所有这些都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作。
SAP系统是德国思爱普公司推出的企业资源计划大型系统集成管理
软件。它涉及各种管理业务,覆盖了管理信息系统中各种功能。要充分发挥E R P系统的集成功能,完成从各个产、供、销模块的数据到管理信息系统的数据抽取和加工,并借助信息技术的大容量存贮和大规模运算功能,可以克服长期以来财务对责任会计核算、内部转移计价等复杂数据处理的困难,从而促进企业经营管理更加顺畅,使财务会计发挥更大的作用。在具体应用时,由于SAP系统是一个具有一个高度集成化的结构的系统,表现在它所提供的各种管理业务功能之间都是相互关联的,各模块输入输出相互衔接,数据高度共享,任何数据的修改都将会引起相关数据自动修改。会计功能作为它众多功能中的一个,在数据流当中势必是一个重要的组成部分。而在会计功能下有许多的子模块,如:财务会计(F I)、公司财务管理、银行应用、金库、控制(CO)、投资管理、项目系统、附加功能等等。下面我就会计功能之下的财务会计(F I)和控制(CO)来分别进行分析,探讨SAP在财务上的应用。
2财务会计(FI)在财务会计(F I)这个功能下,可以进一步划分成单一功能的排列,具体的主要有:
①总分类帐;②应收帐款;③应付帐款;④银行;⑤固定资产;⑥特殊用途分类账;⑦零售分类账;⑧租赁会计核算;⑨附加功能等,在这些小的功能中,我们可以对它们进行单独的执行,更多的情况下可以将这些单个模块横向组合起来,成为一个综合的软件方案,然后,一步步地去执行它。例如可以将采购和发票部分(从物料管理里)与总帐会计和应付帐(从财务会计里),以及成本中心会计(从控制里)结合起来实施。下面我分别介绍一下在财务会计中需要我们注意的地方,包括SAP具有的一些特点以及SAP和其他一些E R P软件的不同之处。
(1)先建科目,后建公司在其他的一些E R P软件当中,公司代码的层次是最高的,而在S AP中,不同的SAP的科目表的层次比公司代码要高,也就是说需要先创建好科目表,然后再分配给不同的公司使用。在同一集团范围内,为了使各个公司使用的科目表能一致,需要先创建一个虚拟的公司及科目表,然后集团公司都可拷贝,科目表中的科目就是在总帐的主数据中分别创建的。
(2)所有科目都是总账科目在以往的财务习惯当中,我们通常会将会计科目分为1级科目、2级科目、3级科目等。而SAP中的科目表与传统的手工方式在科目体系中有很大的不同。除了应收、应付、固定资产等统驭科目外,所有的明细科目或者二、三级明细科目都上升为总帐科目,如传统的银行存款—中国建设银行X X支行X X帐号,这在我们以往的传统记账方法当中是银行存款的一个子科目,但在SAP中,此时已设置为一个总帐科目了,如一个企业有许多银行存款,在SAP中就变成了有许多总帐科目。在总帐层次显示时,是分别显示的,但到报表层次时,则可以将所有银行科目汇集成一个科目银行存款在资产负债表中进行披露。还有象费用类科目,如工资、差旅费、电话费、水电费等总账科目,到报表层次时,SAP系统也会将它们按对应的成本中心汇集成对应的科目销售成本,或者管理费用来披露。
其它象销售收入、其他业务收入、销售费用、财务费用等也是一样的。
(3)统驭科目也可以有企业管理需要的明细账表有一些总账科目的金额是来自从其他模块中过入的金额,包括一些统驭科目,例如应付账款、应收账款以及固定资产的明细科目。由于应收账款、应付账款、固定资产有各自独立的模块,所以有各自的明细帐。但这个明细账是不能从总账这里提供的,是需要到各自的模块中去生成打印,这些报表比其他的一些E R P软件提供的类似报表相比提供的信息量更大。这些统驭科目反映在总帐及报表层次时,会根据企业管理的需要反映为几大类,如应收帐款可根据需要分为应收国内的款项与应收国外的款项,应付帐款可分为应收国内的款项与应收国外的款项,固定资产会分为建筑物、机器设备、电子设备、软件、在建工程、长期投资等。在SAP中所有的财务信息都是即时的,当记录一笔分录时,相应的总帐、报表都已生成,当应收明细帐生成时,通过汇总科目就可即时过入总帐与报表。也就是说,在SAP的帐务里,任何时点都会产生新的总帐与新的报表,这样信息的及时性为企业管理抢占了先机。
(4)基本操作和传统的手工做账有很大区别在SAP中,总帐科目在输入分录是需要遵循传统的记帐方法“,有借必有贷,借贷必相等”。但对于应收、应付的发票输入单边则可,如在应付模块作发票输入,填入供应商的号码,日期、金额后,其次填写行项目,此时的行项目的字段中已经默认了借方,用户只需选择适当的总帐科目(如制造费用-工具费)、金额、成本中心即可。
产生的分录即为借贷皆具的双边分录了。
应收模块的发票输入也同样。而且可以产生只有借方或者只有贷方的暂存凭证,比如你收到的发票有问题,但通过公司内部的协调可以解决时,你就可以使用这种生成临时凭证的功能将它录入到SAP系统中,等问题解决时再直接将暂存的凭证生成完整的传统意义上的凭证。另外SAP系统在应收、应付模块中除了后勤模块的“发票校验程序”及销售模块的“出具发票程序”自动过入应付、应收帐款外,尚有许多处如“过帐”、“清帐”也具有半自动生成会计分录的功能。
(5)记账习惯有了较大改变在手工的会计核算过程中,通过用记帐符号“借”与“贷”来描述资产、负债的增、减。但在SAP中,却变得复杂了。比如,对于总帐科目的凭证还比较简单,用符号40来表示总帐的借方,用50来表示总帐的贷方,但对于与供应商发票有关的凭证输入,主要与应付帐款有关的借贷方就比较复杂,如贷方用31、32、33、34、35、36、37、38、39,借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29,如我们收到了供应商的发票,输入时贷方就不再是50,取而代之的是31,科目代码也变成了通过主数据创建的供应商编号。同样对于与应收帐款有关的其应收帐款的借贷方所用的记帐码:用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方,用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示贷方,如输入一笔销售给客户的发票,借方不是40,而是01,科目代码是通过主数据创建的客记编号。与固定资产有关的业务,用70表示借方,用75表示贷方;与存货有关的业务,用89表示借方,用99表示贷方,当然这些模块间也可以组合使用,非常方便。
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2008-8-13
