系的关键。
如何对虚拟、无实体的电子文件进行原始性、真实性、完整性的鉴定是电子档案管理的关键也是我们建立保障体系的关键所在。
鉴于在保障体系的电子文件运行层中我们已实现了由电子文件的条目信息、正文、电子文件生命周期表及各版草稿连接而成的电子文件特殊结构并在条目文件、正文及各版草稿文件中创建了不仅能跟踪记载本文件合法操作人与操作时间的信息内容同时还保存其上一级文件的合法操作人与操作时间信息内容的隐含字段所有这些均为电子文件归档时进行原始性、完整性鉴定提供了必备的检验条件及完善的检验文档以确保对归档电子文件原始性鉴定工作的实施。
也就是说电子文件归档管理层的运行必须建立在电子文件运行层工作的基础上。
归档管理层中的主要任务是 1建立确保电子文件随时归档的运行机制及技术措施。
为了确保电子文件的原始性尽量减少非法操作的可能性在电子文件运行层与归档管理层间提供绿色通道对于那些已经完成终结审查并需要归档的电子文件在其向各有关部门发送的同时也无条件地从绿色通道自动进入归档交接库由归档管理员完成随时归档的操作。
绿色通道的建立还能确保电子文件归档的完整性。
2建立严密的归档电子文件原始性、完整性检验技术。
如前所述归档文件原始性、完整性的鉴定是档案工作的重要环节我们必须建立对归档交接库中每一份电子文件所包含的条目的文件、正文、周期表及各版草稿文件原始性、完整性的检验技术及提供相应的检验报告。
只有检验合格的电子文件才能转入归档管理库继续完成归档操作否则将退回电子文件运行层。
3建立电子文件的无卷归档组织实施环境、处理技术。
由于计算机技术在档案信息检索领域的引入多途径、高效率、高精度检索技术的应用人们对立卷的归档组织方法已经产生了怀疑并开始进行无卷归档或一文一卷的尝试。
由于该方法和国家档案局当时所定的归档组织标准有较大的差异故一直未能得到全面推广与认可。
然而在办公自动化及信息网络化迅猛发展无纸的数字化电子文件大量产生、运行的今天无卷归档的组织方法已无可非议地被再次提到了议事日程。
为此国家档案局也制定了无卷的归档文件整理规则。
故而对归档管理库中的电子文件提供自动无卷归档的工作平台、处理技术也是归档管理层的重要工作任务。
4创建入库档案的原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。
在对归档管理库中的归档电子文件完成全部归档组织工作包括赋文件档号及各项著录信息等也即完成电子文件向电子档案转化的全部组织工作后应立即更新原有电子文件的全部原始性检验文档重新创建档案室库藏电子档案的原始性、完整性检验文档也只有已经建立了新的原始性、完整性检验文档的电子档案才能转入档案管理库。
在电子档案入库的同时还必须提供下载固化保存技术把入库档案固化在只读光盘上当档案库发现有被非法修改的档案文件时光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案库中去。
p分页标题e 归档管理层的工作示意图如下 附图 三电子档案保管层 电子档案保管层是保障体系的主体。
该层主要包括以下几方面内容 1建立一套电子档案数据原始性、完整性检验、非法数据处理及原始数据恢复的完整技术。
在漫长的电子档案保管期内尽管我们可以采用许多严密的系统及数据安全保障措施但也难以避免由于黑客的侵入及设备或存储器的损坏等原因造成档案数据原始性、完整性的破坏提供定期或随时的数据原始性、完整性检验技术是必不可少的显然当发现有非法数据即原始性或完整性被破坏存在时如何处理非法数据及恢复原始数据同样是十分必要的。
2建立严密的档案数据转、入库原始性、完整性检验与验证技术。
对已进入档案库的档案数据而言在漫长的保管期内我们必须处理由于种种原因而造成档案数据的转库如档案室需要定期向上一级国家档案馆上交档案同时国家档案馆每年要接收大量的新档案入库由于系统应用软件或操作平台的升级、硬件设备的更新等等如何保证转库后档案数据原始性、完整性的是电子档案保管层中一项重要的工作整个工作可分以下几个步骤来完成。
①建立完备的移出档案原始性、完整性检验报告。
档案在移出数据库前必须进行严格的原始性