浅谈科技档案馆档案信息化建设工作的开展

　　浅谈科技档案馆档案信息化建设工作的开展

　　罗莹

　　（中国白城兵器试验中心 吉林省 白城市 137001）

　　摘要：档案信息化建设是档案工作十分重要的发展趋势。科技档案馆如何在档案信息化建设中抓住重点，做到有的放矢，是科技档案馆工作人员面临的巨大挑战。本文从实际出发，一一列举笔者所在科技档案馆进行信息化建设时遇到的问题及采取的相应对策，以供大家参考。

　　关键词：科技档案馆；档案信息化建设；归档与保存

　　中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1672-3791（2007）07（a）-0244-01

　　通俗地讲，科技档案馆就是指那些保存科研单位在科研活动过程中形成的各项科研数据与成果并为各类科研人员服务的档案馆。随着信息技术的发展，档案数字化信息建设也被各个科技档案馆提到工作日程上来。由于科技档案馆一般是面向本单位的科研人员服务的，档案资料的类型相对单一，因此其信息化建设比较容易开展。

　　1数字化档案信息资源的来源

　　在实际工作过程中，按照数字化信息形成过程的不同，可以把科技档案馆数字化档案信息资源分为两类：一个是馆藏档案信息的数字化，另一个就是在科研活动过程中已经形成的具有一定保存与利用价值的电子文档。

　　馆藏档案数字化是指将本馆馆藏档案信息资源如纸质档案、缩微胶片及电子出版物、特色数据库等以数字化形式发布到网上，成为数字化信息资源的一部分。科技档案馆拥有丰富的馆藏信息资源，因此通过一定的技术手段将本馆的馆藏档案数字化，可以为档案信息化建设提供大量的数字化信息资源。已经形成且尚未归档的电子文档也是科技档案馆数字化信息资源的另一个重要来源。由于在科研活动中大量运用了计算机、电脑控制终端等一系列的先进设备，必然会产生电子数据，这些电子数据在通过相应的审核、登记等相关程序后从接收入馆时起，就成为了档案馆数字化信息资源的一部分。

　　2科技档案馆进行档案信息化建设的基本要素

　　档案信息化工作是一项涉及面广、周期性长、需要投入大量人力物力财力的工作，如何使这项工作长期有效地开展下去，是每个档案工作人员都要面对的问题。

　　首先，要注意加强信息基础设施的建设。这需要投入大量的资金，配置信息化建设必须的基础设施，如计算机，服务器，扫描仪，数码相机，建立相应局域网，数据库与管理软件的开发，等等。强大的基础设施是顺利开展档案信息化建设的物质基础。

　　其次，要建立各项管理标准，这些与标准包括：数字档案信息的采集与存储标准，档案信息管理软件标准，档案信息安全标准，等等，这是使档案信息化建设能够做到循序渐进、有章可循的重要保障。

　　再次，要对相关的人员进行业务培训，建全工作制度，如档案信息管理制度，档案信息网络工作制度，奖惩制度，等等，并根据实际情况做出信息化建设工作的短期计划、中长期规划。

　　只有具备以上的基本条件，才有可能把档案信息化建设工作顺利开展下去。

　　3科技档案馆进行信息化建设是遇到的主要问题

　　在档案信息化建设的业务流程中存在很多具体的问题，其中档案人员应该密切注意并着手解决的，归纳起来主要有以下几点：

　　3.1档案数字化工作对象的筛选

　　由于有了十几年甚至几十年的积累，科技档案馆的馆藏量巨大，各种档案的密级不同，开放利用时限不同，利用价值有高有低，在进行数字化建设工作之前必须确定哪些档案信息资源应当优先数字化，哪些档案信息资源可以数字化，而哪些档案信息资源目前不需要数字化或暂缓数字化。一般来说，科技档案馆对馆藏档案资源进行数字化的时候，从两方面考虑：一个是保管期限，一个是利用价值。可以从信息化建设实际出发，考虑首先对保管期限为“永久保存”的档案进行全文扫描，其次对利用率和利用价值都比较高的定期保存的档案进行数字化转换，其他利用率较低但尚未下架的，或者由于年代久远利用价值不高但又必须保留的档案只设一个目录级别的数据库。这样既节约了有限的资金，又使档案人员能够把更多的精力投入到有效的信息化建设当中去。

　　3.2数字化档案资源的归档

　　电子档案的格式要求统一规范，并保持电子文档的四性：完整性，真实性，可读性，安全性。科技档案与文书档案不同，科技档案注重的是科研数据的完整性与可利用性，科技档案中的各类数据对科研单位工作的开展有着极大的参考价值，因此电子文档在归档时，科技档案馆的档案工作人员要把好审核这一关，认真按照要求及检验项目对电子档案逐一验收，验收合格后填写《电子档案移交、接收检验登记表》，登记表一式二份，一份交归档单位，由归档人员自行带回，另一份由档案馆自存备查；检验不合格的，档案馆有权拒收，退回电子文档形成单位重新制作，并再次对其进行检验，直至检验合格为止。

　　3.3数字档案资源的保存

　　数字化档案信息资源形成以后，必须对其进行有效地保存。

　　（1）数字化档案保存环境

　　由于数字信息的载体是以光盘或磁盘等磁性物质为主，容易遗失、受损，且极易受到热、湿、空气的污染，甚至人为错误甚至破坏都可能造成载体上的信息丢失，因此，归档载体首先要做防擦写处理，存放时应远离强磁声、强热源，并与有害气体隔离；另外还要保持一定的温度和湿度，不能挤压、磨擦以及摔打，同时还要做到防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。

　　（2）数字档案的备份

　　数字资源必须定期复制到新载体，定期检查数字信息资源的连贯性和有效性，保证使用率低的信息资源的可使用性，提高查全率和查准率，使信息资源始终处于联机状态。

　　（3）数字档案的迁移

　　数字档案迁移的目的是为了保证其能够被有效地读取与利用，因为数字资源保存的格式即使经过精心挑选，也不能保证数十年后依然有效。档案部门要按照相关规定，定期将数字化档案从一种格式迁移至另一种格式，在该过程中必须精心规划并谨慎实施，使数字信息的遗失降到最低限度。

　　档案信息化建设是档案工作的一个十分重要的发展趋势。科技档案馆必须从实际出发，加快档案信息化建设的步伐，以达到档案管理自动化、档案信息数字化、信息存储海量化、信息传递网络化和信息利用共享化的目的。

　　参考文献

　　[1]冯惠玲.档案学概论,北京:中国人民大学出版社,2006(05)(第二版).

　　[2]刘家真.电子文件管理理论与实践,北京:科学出版社,2003(08).

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