省了,从而间接为宾馆创造了可观的经济效益,减少管理费用的支出,避免了不必要的人工错误;还提高了工作人员的素质,有利于管理方式与体制的合理改革,保证宾馆客房管理的可持续发展。因而在经济上是可行的。
2.2.3.管理可行性
建立管理信息系统是行业发展的必然要求,宾馆领导对科技的管理非常重视。使管理和业务流程信息化,是管理信息现代化的第一步。而员工对此更是表现出极大的热情和期望。因为该系统的实施将很大程度上降低他们的手工作业量,还会减少他们在工作上的失误,提高工作效率。因此,本系统在管理上是可行的。
2.3详细调查
开发本系统的要求来自对原传统管理模式的不满,不管是手工系统还是正在运行的计算机系统。由于存在的问题充斥各个方面,内容分散,甚至含糊不清,这就要求我们进行详细分析,并在原管理模式的基础上提出系统开发方案。本系统是一个虚拟的管理信息系统,不存在原运行系统。
2.3.1组织结构图
据调查分析,我国中、小型宾馆客房部由客房部经理、总台领班、大堂副理、大堂领班、电话总机员、商务中心领班、客房服务组组成。即组织结构图如图2.1所示:
图2.1组织结构图
2.3.2业务流程分析
业务流程分析是对业务功能分析的进一步细化,业务流程分析的结果是给出业务流程图。业务流程图反映了实际的业务活动。它不仅是系统分析人员进行更深入系统分析的依据,而且也是系统分析人员,管理人员,业务操作人员,系统设计人员进行沟通的工具。可以直接在业务流程图上拟出能够由计算机实现的部分,明确系统的边界,使计算机处理与人工业务处理的接口清晰,分析组织的业务流程是否合理,删除重复的,不合理的环节,明确整个业务流程,为以后的分析与设计打下良好的基础。
因此,为了能够反映宾馆内部各部门之间的联系程度,其主要业务和他们在业务过程中所承担的工作,根据宾馆客房管理的特点和宾馆的实际情况,宾馆的业务流程图如图2.2所示:
查询
选房
确定手牌退牌
建立账户
图2.2业务流程图
通过现行业务流程图对现行系统进行分析,客人流量多,需要的服务多,致使管理的过程不好控制,效率不高。我们通过计算机来实现前台操作员的一些业务,让电脑来代为运作,可以提高效率,减轻人的工作量。
我们系统的工作就是把传统的管理模式换为人机交互操作,从上图分析可以明确系统的边界,把不必要的人工操作从系统中删除。首先我们可以在电脑上实现房态的查询,了解房间的占用情况,这样可为工作人员减少查询的时间,提高管理的效率。另外,客人可以预定房间也可以临时住宿,当客人预定房间后,可根据其预定的房间号入住,其中预定的方式有:电话、传真、面谈、电报等,这样就为客人避免了来到本地临时找住处的麻烦,为客人节省了时间,提高了工作效率,同时也为宾馆带来了一定的经济效益。如果客人为散客,到前台进行登记,即可入住。如果客人押金不足,宾馆工作人员可提醒他补交押金,如果他有一些临时消费,可结账也可离店退房时一同结账。提高了宾馆的管理效率,使得宾馆的组织结构向着扁平化方向发展,用最少的人力物力作尽可能多的工作。
2.4系统逻辑方案的提出
2.4.1数据流程分析
数据流程分析是数据和数据流程分析工作的最后一步,该工作是对系统中的数据进行输入输出、存储、传递、转换等分析。数据流程分析的结果是给出数据流程图。数据流程图是描述系统逻辑模型的主要工具,我们采取结构化分析的方法绘制数据流程图。
针对现在宾馆业的发展需求,在业务流程图的基础上,我们得到了数据流程图:
客人信息
会员信息
D1客人档案D3消费单D4房费单
D2会员档案
消费单据
D5结帐单
图2.3数据流程图
2.4.2数据词典
系统数据词典(DD-DateDictionary)是描述数据流程图中所有数据流、数据存储、处理功能等卡片的集合。数据词典提供一个可定义的不依赖于应用程序的存储区域,用于创建扩展的属性集和描述数据的内容与外观。其内容包括四种条目:数据流,数据元素、数据存储和数据加工。建立完善的数据词典是对所整理数据的一种分析归档方式,为下一步建立数据库和处理数据做准备。
在系统分析阶段,数据词典有着重要的作用,它包含着系统的详细信息。一般来说,系统分析人员应把不便于在数据流程图上注明而系统分析应该获得,对整个系统开发以至将来系统运行与维护时必需的信息尽可能放入数据词典。
数据词典:"数据流"条目
数据流是穿梭于数据加工与外界环境实体间的信息,即流动与数据处理间的数据。因此,数据流词条不仅要说明数据流的名称,组成等本身的特性,而且应指明它的来源、去向和流通量等。
数据流
系统名:宾馆客房管理编号:
条目名:会员信息别名:
来源:前台登记
去处:会员部
数据流结构:
会员信息={会员编号+姓名+积分+截止日期+(单位+联系电话+联系地址)}
简要说明:根据会员信息,会员可享受一定的优惠。
修改记录:
编写
苏丽媛
日期
2004年4月
审核
王彦雪
日期
2004年4月
数据词典:"数据元素"条目
数据元素是数据流组成的最小单位,是无法再细分的数据流。它直接反应事物的某一特征。其描述需要以下信息:数据元素名、类型、长度、取值范围、相关的数据元素及数据结构。
数据元素
系统名:宾馆客房管理编号:
条目名:会员编号别名:
属于数据流:
会员信息
存储处:
会员档案结账单
数据元素结构:
代码类型取值范围
字符000000----999999
(由数字组成的字符串)
简要说明:会员都有唯一的编号。
修改记录:
编写
苏丽媛
日期
2004年4月
审核
王彦雪
日期
2004年4月
数据词典:"数据存储"条目
数据存储是数据结构保存的地方。一个数据存储词条应有以下几项内容:数据存储名、简述、输入数据、输出数据、数据存储组织、记录数、记录组成。
数据存储
系统名:宾馆客房管理编号:D3
条目名:消费单别名:
存储组织
每个客户一条记录
记录数:
约20
主关键字:
服务编号
记录组成:
项名:服务编号客房编号服务时间服务类型服务费用
长度66828
简要说明:
修改记录:
编写
苏丽媛
日期
2004年4月
审核
王彦雪
日期
2004年4月
数据存储
系统名:宾馆客房管理编号:D1
条目名:客人档案别名:
存储组织:
每个客人一条记录
记录数:约300
主关键字:客户编号
记录组成:
项名:客户编号客户名称联系人联系电话联系地址..........备注
近似长度:660204060..........100
简要说明:
客户有特殊要求在备注中说明。
修改记录:
编写
苏丽媛
日期
2004年4月
审核
王彦雪
日期
2004年4月
数据词典:"加工"条目
加工逻辑是对数据流程图中各个基本处理的精确描述。
加工
系统名:宾馆客房管理编号:1
条目名:前台登记别名:
输入数据流:
客人信息;预订信息
输出数据流:
登记单
加工逻辑:
1从预订的信息和会员信息中,查询该客户是否已预订、是否会员
2从预订登记的信息中给客人分配房间。
3客人持登记单入住。
简要说明:会员登记信息存入会员部。
修改记录:
编写
苏丽媛
日期
2004年4月
审核
王彦雪
日期
2004年4月
加工
系统名:宾馆客房管理编号:2
条目名:入住消费别名:
输入数据:
登记单
输出数据:
消费单房费单
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