商品损溢情况。
(3)如果商品市场变化,商品价格可手工调整。
4.往来管理
往来管理的基本业务过程是:设立往来账目管理,客户购货时如果挂账,财务将客户挂账情况添加到往来管理账,根据客户欠款时间通知客户结款。客户结款时由财务入账。购货时如果挂账,由财务将欠款情况添加到往来管理账,在一定时间内与供应商结账。
5.报表管理
报表管理的基本业务过程是:通过手工记录商品账和往来账,为了更好地反映销售信息,将销售报表划分成日销售报表、周销售报表、月销售报表及单商品销售报表。
(三)用户要求
在与用户沟通过程中,用户对软件要实现的一些功能提出了具体要求。
1.销售管理:在销售管理中主要实现商品销售开票、销售退货开票。具体要求如下:
(1)在销售开票中要能同时开多种商品。
(2)支持鼠标和键盘开票,能完全使用键盘开票。因为商品种类繁多,要求利用商品的
拼音简码快速检索商品并直接选择商品录入。
(3)输入某种商品的数量和单价后程序要自动计算每种商品的金额。能自动计算销售商品的合计品种、数量、金额、折扣、应付、未付等。
(4)支持现金、支票、预付、挂账4种结算方式。
(5)如库存不够或不存在录入商品,提示操作员重新录入或选择商品。
2.库存管理:在库存管理中要实现商品入库、退货返厂、库存盘点、库存查询、商品有效期管理等功能,提出具体要求如下:
(1)在入库开票和退货开票中要能同时开多种商品,支持鼠标和键盘开票,利用商品的拼音简码快速检索商品并直接选择商品录入,自动计算入库商品的合计品种、数量、金额、折扣、应付、未付等。支持现金、支票、预付、挂账4种结算方式;
(2)库存盘点时能将损溢情况进行分析统计;
(3)在库存查询时要能根据字段选择查询并要求能使用模糊查询;
(4)库存商品缺货或过多时能提示操作员;
(5)如果商品市场变化,商品价格可在入库时手工调整。
3.往来管理:在往来管理中要实现客户管理、往来结款、往来分析、往来查询等功能。提出要求如下:
(1)管理客户信息和客户账户信息,并根据客户欠款时间进行预警;
(2)在客户结款后,能自动计算欠款金额。
4.报表管理:在报表管理中要包括日销售报表、周销售报表、月销售报表、单商品销售报表。提出要求如下:
(1)能及时统计并打印各种报表。
(2)报表要准确及时,灵活。
5.查询统计:要能实现销售查询、销售退货查询、入库查询等多种查询。提出要求如下:
(1)支持模糊查询;
(2)可设置多种查询条件,最后可以支持对时间段进行查询;
(3)要求汇总查询结果。
6.决策管理:为使企业管理者及时发现问题和了解市场动向,要能对销售、入库、往来等进行决策分析。提出要求如下:
(1)可通过表格及图表两种方式显示商品利润;
(2)可对进销存、客户往来账和供应商往来账进行结转;
(3)可对销售、退货等信息进行排行。
7.维护管理:可以进行系统初始化、数据备份、恢复操作以及初期建账等操作。提出要求:
系统初始化之前应对现有数据实行备份。
8.系统管理:可对用户进行权限管理、添加管理员、更改密码等操作。提出要求如下:
(1)可对用户设置多种权限设置,要根据权限行使相应功能;
(2)只有通过用户和密码方可进入系统。
(四)数据字典
重要数据及其简要描述如表2.1、表2.2、表2.3所示。
表2.1 数据项
名称
说明
商品编号
惟一标识一种商品,形式如:SP00001
员工编号
惟一标识一位员工,形式如:YG00001
客户编号
惟一标识一个客户,形式如:KH00001
供应商编号
惟一标识一个供应商,形式如:GYS00001
销售票号
以此记录一次销售登记。惟一标识每次销售登记,形式如:XS00001
入库票号
以此记录一次入库登记。惟一标识每次入库登记,形式如:RK00001
销售退货票号
以此记录一次销售退货登记。惟一标识每次销售退货登记,形式如:TH00001
入库退货票号
以此记录一次入库退货登记。惟一标识每次入库退货登记,形式如:RT00001
操作员
管理员,使用系统、拥有系统账号的人
仓库名称
惟一标识某个仓库
库存上限
商品数量的最高限
库存下限
商品数量的最低限
损溢数量
库存盘点出现的与实际不符的数量
管理员权限
由最高权限用户分配给管理员使用此软件的权限
结算方式
进行交易时所采用的结算方式
结清否
判断某笔交易是否已结清账
表2.2 数据存储
名称
说明
药品信息表
记录药品的基本信息
员工信息表
记录员工的基本信息
客户信息表
记录客户的基本信息
供应商信息表
记录供应商的基本信息
管理员表
记录管理员的用户名、密码、权限
权限表
记录每种权限所能控制的模块
库存表
记录库存信息
销售信息表
记录销售时的客户、操作员、日期、合计等信息
销售日志
详细记录销售时的药品、数量等信息
入库信息表
记录入库时的供应商、操作员、日期、合计等信息
入库日志
详细记录入库时的药品、数量等信息
销售退货表
记录销售退货时的客户、操作员、日期、合计等信息
销售退货日志
详细记录销售退货时的药品、数量等信息
入库退货表
记录入库退货时的供应商、操作员、日期、合计等信息
入库退货日志
详细记录入库退货时的药品、数量等信息
订单表
记录客户订货信息的数据表
往来结账表
记录往来单位结账详细内容的数据表
表2.3 处理过程
名称
说明
销售管理
对客户进行销售交易,即出库
入库管理
对供应商进行入库交易,也可以称为采购登记
销售退货管理
对客户进行销售退货交易
入库退货管理
对供应商进行入库退货交易,也可以称为入库退货登记
订单管理
根据客户预订商品的信息打印出订货单据
调货登记
在仓库之间重新分配库存数量
客户应收应付结转
通常以月为单位,对本月中客户的欠款信息进行结转,并将结转数据作为下月初始数据
库存结转
通常以月为单位,对本月中商品的入库、出库、报损、报溢情况进行结转,并将其与现有的库存数量进行核对,最后将结转结果作为下月的初始数据
供应商应收应付结转
通常以月为单位,对本月中供应商的欠款信息进行结转,并将结转数据作为下月初始数据
利润分析
对指定日期内所销售商品的利润进行分析
供应商账目管理
对指定供应商的账目情况进行处理,包括账目查询、结账、对账
客户账目管理
对指定客户的账目情况进行处理,包括账目查询、结账、对账
三、系统分析
通过对用户的调查分析,读者已经了解了乐万家公司手工操作的业务情况和用户对系统的一些要求,接下来将乐万家超市的业务情况进行系统分析,考虑到手工系统和计算机管理系统的交互性、复杂性和计算机本身的一些特点,在开发现代流通企业综合管理系统时不能简单地对手工系统进行模仿,而应根据物流和信息流的流向和顺序,全面考虑对业务数据的组织、分类和汇总的方法。通过逐步确认各主要数据流的范围和数据处理的频度,先对手工系统问题分析解决,然后构建出系统的业务流程图和系统结构图。
(一)问题分析与解决
根据对用户的业务调查和用户对系统的要求,针对手工操作时的主要矛盾,解决思路如下:
1.商品销售
存在以下主要问题。
(1)过去手工销售时,由于商品种类繁多,几万种商品的管理相当困难。由于客户量大,每天前台销售开票、收款要求速度较快,采用手工开票不但效率低而且开票过程中很容易出错。
(2)由于不能及时掌握库存商品情况,经常开出库
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