力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。
对于企业来讲,员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息,而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如:企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此,企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理,而且会间接的影响到企业整体管理。
第二章:人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性
一、人事档案管理系统与管理信息系统的关系
1.什么是管理信息系统
人事档案管理系统是典型的管理信息系统。管理信息系统,MIS(ManagementInformationSystem),是一个将企业生产和经营中的各种内、外部信息进行收集、加工、整理、传递,并有序地存储,以用于管理和决策,是企业增效的信息系统。
2.管理信息系统的基本功能
管理信息系统的基本功能是:对信息进行采集、处理、存储、管理、检索和传输等、并达到为人们共享的目的。
2.1信息的采集
管理信息系统首先应具备信息采集功能,把系统外的和分布在系统各组织内部的各种有关信息收集起来,并转换成系统所需的形式。信息的采集是管理信息系统的基础,是系统的重要输入部分,是系统能否工作的前提。
2.2信息处理
进入管理信息系统的信息存储在计算机中,成为数据。要对这些原始数据进行分类整理、有序存储、加工处理,即是经过分类、排序、查询、统计、计算、模拟、预测、判断等多种处理方式,最后提供有价值的决策信息,供高级管理人员作决策时参考。
2.3信息存储
在信息化社会中,任何一个企业和单位都是一个大的信息处理系统,存储的信息量是相当巨大的,必须依靠先进的存储技术。信息的有序存储要涉及两个方面的技术,一个是硬件的存储介质技术,另一个则是软件方面的数据存储的逻辑组织技术,这就是要求降低数据重复存储的冗余度,保持数据的一致性、完整性、安全性和保密性。而在硬件条件相同的条件下,数据的组织和存储所要求的软件技术就成为管理信息系统功能发挥的重要因素。它关系着管理信息处理信息的效率。
2.4信息的管理
在存储和组织数据量相当大的管理信息系统时,数据的管理就显得特别重要,数据格式、编码、组织方式、逻辑结构、访问权限和数据定义等,对数据的有效管理和系统的都有重要的影响,这就是管理信息系统要解决的信息管理问题。
2.5信息的检索
按一定方式进行组织的数据构成的集合,就是数据库。管理信息系统要求建立相当庞大的数据库,从数据库找出所需的有用信息,这就是数据的检索。查询效率取决于数据库的组织形式和检索计算方法,这种技术和方法称为数据库的挖掘技术。这些技术决定了检索信息的速度,也影响了管理信息系统处理信息的效率和质量。
2.6信息的传输
信息传输的目的是为了使信息作为一种资源、产品或商品,能为其他人所共享,也使加工和处理信息的行业成为真正意义上的产业,这目前已被人们所共识。信息借助于计算机与通信技术进行传输,而不在像以前那样只能靠某些存储介质来作为传输的媒介。Internet的出现,使信息传输与网络技术紧密联系起来,网上的信息传输技术和其他与通信技术结合的信息传输技术,将对管理信息系统的发展起到极大的促进作用。
3.管理信息系统的基本结构
一个最简单的管理信息系统基本上由以下几个部分组成:信息源、信息处理器、信息管理者、信息使用者。
信息源是数据的输入源,是信息的产生地,它来源于系统外和系统内两方面的信息。
信息处理器由数据采集装置、数据变换装置、数据传输装置、数据存储和运行装置几个部分组成。
信息管理者主要负责管理信息系统的设计、运行、维护和协调配合工作。
管理信息信息系统的总体结构如下图所示:
管理信息系统结构图
4.管理信息系统在企业管理工作中的重要性
管理信息系统的使用能够使企业更加及时、准确、全面、详实的了解所需的信息数据。同时管理信息系统对各种信息数据的进一步加工,能使企业领导层的生产、经营、管理决策依据更加充分,更具有合理性、科学性;从而为社会创造出更多的价值,为企业的发展创造出更多的机会。另外,管理信息系统可以进一步使企业的管理科学化、合理化、制度化、规范化,为企业的管理水平跨上新台阶,为企业持续、健康、稳定的发展奠定坚实基础。
二、人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性
人事档案管理是现代企业管理工作不可缺少的一部分,是人力资源管理的基础工作,人事档案管理工作的好坏对于企业的决策者和管理者来说都至关重要。但一直以来人们使用传统的人工方式管理人事档案,这种管理方式存在着许多缺点,如效率低下、保密性差等。另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于档案的查找、更新和维护来说都带来了不少的困难--譬如:用人工的方式对人事档案进行统计的话,工作量将很大,若公司人员有几万甚至几十万,人工统计将变得不可想象。
如今,随着计算机技术的飞速发展,计算机的应用在社会各领域中都得到了普及。作为计算机应用的一部分,使用计算机对人事档案进行管理具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。因为人事档案管理系统是典型的管理信息系统,所以它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。一个设计完善,运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来,从而提高企业人事档案管理的工作效率,协助企业更好地完成人事档案管理工作。
但是,因为利用计算机对人事档案进行管理必须以电力支持为前提,所以,这种先进的管理方式也有它的技术局限性。一旦没有电力支持,整套系统将无法运行,导致人事档案管理工作的瘫痪,因此,信息化管理还不能完全取代传统管理方式。
第三章:人事档案管理系统的开发
一、开发人事档案管理系统所必需的重要基础知识
人事档案管理系统的设计主要包括后台数据库的建立、维护以及前端应用程序的开发两个方面。因此,开发人事档案管理系统必须具备数据库和面向对象的程序设计知识。
1.数据库
数据库技术是数据管理技术,近年来发展迅速。目前,各种领域对数据管理的需求越来越多,各行各业的信息系统都离不开数据库的支持。可以说,数据库已成为信息社会的重要基础设施,数据库技术成为实现和优化信息系统的基本技术。有关数据库的几个基本概念:
1.1数据库(DataBase,简称DB)是按一定的组织形式存储在一起的相互关联的数据集合。实际上,数据库就是一个存放大量业务数据的场所,其中的数据具有特定的组织结构。所谓"组织结构",是指数据库中的数据不是分散的、孤立的,而是按照某种数据模型组织起来的,不仅数据记录内的数据之间是彼此相关的,数据记录之间在结构上也是有机地联系在一起的。数据库具有数据的结构化、独立性、共享性、冗余量小、安全性、完整性和并发控制性等基本特点。
1.2数据库管理系统
数据库管理系统(DataBaseManagementSystems,简称DBMS)是数据库系统的核心部分,它是在特定操作系统支持下帮助用户建立、使用和管理数据库的一种计算机软件。DBMS提供了许多命令、函数和语句让用户对数据库中的数据资源进行管理操作(如数据库文件的建立
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