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第1章 管理信息系统概述
1. 1管理信息系统产生的背景
在过去的30年中,各行各业往往都有不少管理人员和行政首脑孤立地看待数据处理和计算机。造成这种看法的原因是,数据处理(DP)和信息服务(IS)人员不愿使用容易被用户(即“使用”计算机的人员)理解的语言同用户进行交流。管理人员对这种交流缺乏兴趣和无能为力,导致延缓了计算机系统的开发,从而在许多其它方面助长了闭关自守和冗余劳动的现象。?
在用户同信息服务人员的交流方面,没有一个单位指望能做到尽善尽美,但是,确有某些单位已经取得了比较好的成功经验。用户同信息服务人员配合默契的一些单位认为:这种成功的原因在于,用户已经掌握了计算机和信息资源管理方面的基本知识。可见,用户管理人员掌握这方面的知识是非常必要的。诚然,信息服务专业人员是具备这方面知识的,但是要使用户管理人员获得这些知识,就必须通过正规的学习、阅读和实践。?
妥善处理用户同信息服务人员之间的关系,可以加强双方的互相配合。为了建立和维护一个高质量的信息系统,各方都必须尊重对方的意愿。系统质量的优劣是直接与用户同信息服务人员之间互相配合的好坏成正比的。?
凡是那些不愿意掌握有关计算机和信息资源管理方面基本知识的用户管理人员和行政首脑,必将成为落伍者,特别是在当前这种鼓励用户直接参与信息系统开发过程的发展趋势下。过去,用户管理人员在很大程度上是依靠信息服务人员来推荐、开发和实现所需要的信息系统的。鉴于信息服务需要不断的发展变化,现在把鉴别和提高系统的责任留给了用户——这也是理所应当的。用户更多地参与信息系统的开发,这种趋势早在70年代中期就开始了,而且,自那时以后不断地发展,现在已进入了信息服务人员同用户合作的时代,因为只有用户更了解他们自己想从信息系统中得到什么。?
用户参与信息资源管理(IRM)的典型事例表现在分布式数据处理(DDP)方面。在这方面,用户不仅要参加系统的开发,而且还要负责管理系统运行所需要的硬件设备和人员[3]。
直到最近几年,人们才认识到:信息是一种资源,必须把这种有价值的资源加以利用,不使其白白浪费掉。在竞争激烈的环境里,管理人员和行政首脑必须有效地利用信息,不然就难以立足于不败之地。过去,管理人员仅仅把计算机看成是省钱的工具,而现在,计算机被看成是创造利润的工具。每个公司都有大量的、尚未发掘的、可利用计算机和信息资源的潜力。发掘这种潜力所需要具有的计算机和信息处理的知识水平,是大多数管理人员和行政首脑力所能及的。
1. 2管理信息系统的定义
管理信息系统(Management Information System,简称MIS)是从管理、信息、系统三个概念的基础上发展起来的。它首先是一个系统,其次是信息系统,再次是一个用于管理方面的信息系统。一方面这说明了一切用于管理方面的信息系统均可认为是管理信息系统。另一方面说明这种信息系统不同于卫星通信系统,而强调其用在管理上。
管理信息系统综合运用了管理科学、系统科学、运筹学、统计学、计算机科学等学科的知识。
对于管理信息系统通俗的理解可以是:
管理信息系统=管理业务+数据库+通信网络技术
对管理信息系统的理解可从广义和狭义两方面来理解。
广义的说:管理信息系统是用系统思想建立起来的,以计算机为信息处理手段,以现代通信设备为基本传输工具,能为管理决策者提供服务的人机系统。
狭义的说:管理信息系统是一个由人和计算机等组成的,能进行数据的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统,它具有计划、预测、控制和辅助决策等功能[5]。
这个定义说明了管理信息系统不仅是一个技术系统,而且要考虑人的行为,是个社会系统,是个管理系统。所以说管理信息系统是一个人机系统。现代科学管理就是把管理过程数量化,用计算机解决问题以达到系统的目的。这是现代化管理的标志。概括起来就是系统的观点、数学的方法、计算机的应用。
管理信息系统是一个人机系统,但计算机并不一定是管理信息系统的必要条件。实际上,任何地方只要有管理,就要有信息,也就要管理信息系统。计算机的强大能力使管理信息系统更有效。问题不在于用不用计算机,而在于把什么样的信息处理处理交给计算机更合适,什么样的工作交给人更合适。人和计算机的联系是什么?怎样才能充分发挥人和计算机各自的特长,组成一个和谐、有效的系统?现在的管理信息系统都充分强调计算机的作用,所以也称为计算机管理信息系统,为了设计好人机系统,系统设计者不仅要懂得计算机,而且要懂得人,懂得协调和管理。
从事管理信息系统工作的高级人才被称为系统分析员。他不单是一个技术人才而且也是个管理人才,对于一个系统分析员来说,了解基本组织功能,如市场、生产、人事、财务等和了解计算机一样重要,了解决策和人机对话中人的行为和了解程序知识一样重要。
一个系统分析员应有两方面的能力:一方面能从管理的目标出发,定义信息需求,另一方面能从系统出发定义计算机的硬件、软件要求。他不仅要有反映现实的能力,而且应当有改造现实的能力。
1. 3管理信息系统的类型
信息系统可以是人工的或基于计算机的,独立的或综合的,成批处理的或联机的。通常的信息系统是上述各种类型的组合。当然它不能即是独立的又是综合的。?
1.独立的系统是为了满足某个特定的应用领域(如,人事管理)而设计的。独立系统有它自己的文件,这些文件必然带有一定的冗余性。?
2.综合的信息系统通过它们使用的数据而被综合在一起。系统利用一个资源共享的数据库来达到综合的目的。
3.以人工系统为基础已经开发出各种各样的计算机信息系统。到目前为止,在进行人工“计算机化”时,仍然缺乏设计经验和(或)缺少信息服务人员与用户之间的交流。也就是说,基于计算机的系统的工作流程直接借鉴了人工系统的工作流程。通常这些系统是独立的,而且把计算机仅仅用作为数据处理机。在设计这些系统时,很少考虑到最终要将它们综合的意图。?
4.信息系统也能按成批处理、联机处理或二者组合来分类。在成批处理系统中,将事务和数据分批地处理或产生报表。?
即使出现了信息资源管理(IRM)系统,而且计算机信息系统的潜力得到了广泛的承认之后,大多数系统仍然是独立的成批处理系统。如今这些系统中多数已经失去了使用价值,而且被重新设计成综合的、联机的系统。通过定义可知,“综合”要求业务领域经理和公司领导密切地合作。信息服务专业人员可以作为顾问,而有关综合信息系统与业务领域的冲突和差异则应该由用户团体来解决。解决这些差异以真正实现综合的环境是信息服务人员向用户经理提出的挑战[14]。?
1. 4管理信息系统设计原则
管理信息系统的设计与开发是一项系统工程,为了保证系统的质量,设计人员必须遵守共同的设计原则,尽可能的提高系统的各项指标。具体的设计原则如下:
1.实用性原则
要力求最大限度的满足工作的需要,充分考虑个业务层次、各管理环节数据处理的实用性,把满足用户生产和管理业务作为第一要素进行考虑。用户接口和操作界面设计尽可能作到界面美观大方,操作简便实用。
2.可扩展性与可维护性原则
为适应将来的发展,系统应具有良好的可扩展性与可维护性,软
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