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我国会计电算化管理中的问题及对策 保证会计资料的、合法、完整是当前经济工作的一件大事也是财务管理工作者的基本职责当前随着经济的不断发展市场经济改革的不断深化会计信息的质量受到社会各界的广泛关注。
作为会计核算方式的重大革新会计电算化己占到国民经济核算比重的一大部分保证会计电算化工作的顺利健康发展是确保电算化会计信息合法、完整的基础也为推动企业向更高一级的企业管理信息化打下良好的基础。
1 我国会计电算化发展历程 我国会计电算化总体来说:纵向比较发展较快因为我国的电算化起点较高与横向比较差距较大因为我国的会计人员素质较低电算化工作起步较晚会计基础工作较落后。
我国电算化始于 70 年代末80 年代初从那时到现在可分为 4 个阶段: 1.1 尝试阶段1979 年至 1983 年 1979 年财政部拨款用于长春第一汽车制造厂的电算化试点工作为起点我国正式步入会计电算化的历程。
1981 年 8 月中国人民大学与长春一汽召开了专题总结会会上正式提出了会计电算化这一概念。
这个阶段主要特点为少数单位开展的单项业务电算化最常见的是工资和固定资产核算的电算化处于对电算化的试验探索期随着应用的逐步开展人们逐渐认识到了电算化的重要性。
1.2 自发发展阶段1983 年至 1987 年 经过前一段时期的探索很多单位取得了较好的效果在相关部门的领导下我国掀起了学习和使用计算机的热潮。
计算机在国民经济各部门、各领域得到广泛应用会计电算化的开展有了客观上的基础。
推动了电算化在各行各业的应用。
主管部门领导认识到了会计电算化的意义组织本系统内部技术力量进行财务软件的自行开发工作许多单位也采取委托高等院校、科研单位开发的方式开发出许多适合本单位的会计软件。
会计电算化软件的开发出现了喜人的局面。
但这段时间也存在一些问题:如脱账率很低一些单位在采用电算化运行一段时间后效果不理想又回到手工状态有些单位长期不能脱账增加了会计工作人员负担。
1.3 商品化阶段1987 年至 1996 年 随着经济的不断发展市场经济的不断扩大出现了一些专门从事会计软件开发与销售和服务的公司。
如最早通过财政部评审的先锋公司以及后来的用友金蝶、万能、安易等软件公司其中用友公司从一开始就确立了面向普通财务人员提供实用、先进的技术开发的软件具有较强的适用性和可靠性近十年来一直位于应用软件公司的首位。
1.4 管理型会计软件发展阶段1996 年至今 随着市场经济的发展以及人们对经济管理要求的提高以记账、算账、报账为主要内容的财务会计软件难以满足管理上的需求各单位需要加强会计在管理中的作用对事前预测、决策事中规划、控制事后核算和分析的“管理型”会计软件需求增加以适应市场经济下管理的要求。
2 我国会计电算化管理中的存在的问题 电算化的实施是电算化在财务工作中应用的第一步对以后电算化的逐步推广确立电算化在财务工作中的中心地位建立电算化环境下的内部牵制防止用计算机窃取财务机密进行经济犯罪等具有重要的意义。
对于购买商品化软件的企业电算化的实施由软件公司负责由于软件公司在这方面有丰富的经验所以出现的问题较少即使出现软件公司也会解决。
自行开发财务软件要求对软件的开发进行有效的组织和管理并进行适当的分工当前自行开发软件存在的主要问题有: 2.1 认为实施会计电算化的过程就是编程序的过程 这一错误认识会导致将会计电算化看得过于简单忽视了会计电算化的分析、决算和规划等工作往往造成一些不该上的项目上马去实现与企业现有条件不相符的项目同时由于忽视了事前的规划、分析和决策等工作往往使得建立的电算化会计信息系统满足不了使用单位的要求不能投入使用或者暂时满足了使用单位的要求但由于可维护性差单位内外部的条件一旦变化系统的使用不得不终止这不仅造成了巨大的浪费还影响了会计电算化的声誉。
这种认识在实际中表现为:开发软件时急于进入编程阶段开发出来的软件可理解性可维护性差文档资料严重缺乏。
2.2 人员分工不合理 正如同要保证会计信息的质量就必须对会计人员进行合理的职位设置一样软件开发也要求对开发人员进行合理的职责设计而由于财务主管人员常常没有开发过电算化的软件对这一点不了解使得程序的设计从机构设置上就不能保证生产出合格的软件。
3 对策分析 对于决定自行开发的企业首先应确立一个开发组。
建立机构时应考虑: 3.1 计算机开发与财务人员的分离 在计算机开发过程中计算机专业人员要和财务人员进行沟通和交流但要分工明确不能身兼二职否则不利于检查与核对资产实物和账面记录 3.2 计算机人员之间职能分离 由于系统开发人员包括系统分析、操作、测试和管理人员他们都是可以直接接触到系统的人员。
因此内部控制制度还应确保这些人员间的平衡。
由于会计电算化是一项系统工程具有系统的特点即有自身的生命周期根据生命周期理论可将电算化的开发分为系统分析、系统设计、系统实施。
3.3 系统分析 系统分析包括可行性分析。
如有可能再进行进一步分析经过多方论证后才可以进行设计如果未进行可行性分析就设计假若系统不成功或改造成本过大将造成极大浪费。
3.4 系统设计 系统设计一定要在系统分析人员与财务及相关部门充分沟通的基础上才可以进行开发并在每一个环节都能与用户及时联系保证设计过程的顺利实施及时解决设计过程中遇到的问题。
系统设计还包括系统的测试其中包括对系统正确性、可靠性、安全性、实用性、可维护性、灵活性、可移植性等方面进行测试。
对新程序进行测试要由审计人员财务人员和计算机测试人员分别进行得出测试结果。
因为他们的测试侧重点是不一样的。
3.5 系统实施 就是将电算化软件具体运用到财务工作中并替代手工操作。
包括输入控制、处理控制、输出控制和日常维护。
①输入控制。
计算机使系统中的数据量大有效的输入控制可以使错误的数据输入比较容易地发现并及时纠正。
②处理控制。
处理多为程序控制一般由程序设计和数据库流程设计来保证〕 ③输出控制。
包括对输出结果的正确性进行检查防止泄密:对输出的及时性和传递的准确性进行检查。
④日常维护。
包括数据备份制度电源打印磁盘管理等等。
4 结论 建立适应社会主义市场经济的电算化会计体系要有完善的法规、一批实力雄厚、具有良好信誉的财务软件公司大量符合法人治理结构的现代企业为数众多的讲职业道德、通晓会计和计算机软硬件知识的从业人员。
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