织结构图
图2-1 广达公司企业组织机构图
2.3现行系统业务分析
2.3.1现行系统业务活动图
广达公司现行人事管理业务流程如下图所示:
2.3.2现行系统业务说明
人事部日常业务看起来不是很复杂,但是其业务的烦琐和重复却是显而易见的。
1、人事档案管理。人事档案是企业机密的一部分,因此,对人事档案的有效保管能有效的保守机密。维护人事档案材料的完整,是人事档案管理的主要任务。人事部工作人员需要完成职工档案的录入和保存,当有关人员要求查看相关档案信息时,可将相关档案信息调出,供其查阅。人事档案管理的另一项重要工作是对档案信息的维护。其中包括职工学历的变动、职称的变动、职务的变动、家庭住址的变动、电话号码的变动以及一些其他基本信息的变动。这些作为职工档案的基本信息发生变动时,人事部将根据实际情况修改职工档案里的具体内容。
2、日常考勤管理。人事部根据职工日常出勤情况和工作情况制订职工考勤统计表,将职工月累计出勤天数、旷工次数、病假次数、加班次数等信息作为奖金以及罚金的依据,记录在职工考勤统计表中。
3、职工培训管理。新职工必须进行三级安全教育培训,否则不能获得上岗资格。各部门根据自身需求向人事部提出职工培训申请,按照公司相关制度,制定详细的职工培训统计表。包括培训的课程,培训的方法,培训的条件,培训人员的名单,培训的时间,培训成绩等信息。在培训结束之后,对员工的培训效果进行考核,获得考核成绩,记录在职工培训统计表中。
4、职工工资管理。人事部除了负责人事方面的工作以外,还要负责职工工资的制定。在机关工作的职工按职称、学历等每个不同的职工都有自己固定的基本工资。当职工的职称、学历等有相应的变动时,职工的基本工资也要有相应的变动。人事部需制定职工工资信息表,将相应职工工资信息记录在案并定期维护。
5、职工职称管理。记录职工职称信息,当职工职称信息有变动时,根据相关规定,对职工职称信息进行维护。
2.3.3现行系统现状及问题
经过了一段时间的实习,对广达公司的基本人事制度、人事档案管理、工资管理等有了一个初步的认识,我发现广达公司在人事业务上还是有着一定的缺陷和不足之处的。主要归纳为以下几点:
1、部门之间信息交流少,信息传递速度较慢,工作不易协调,整体处理事务效率不高。
2、数据处理上手工操作量大,所有的数据录入、数据保存和数据的查询都是由手工完成的,这样在工作过程中就会出现重复烦琐的过程,不仅花费大量的时间,而且很容易出现非技术上的错误。
3、在查询和统计信息上,所用的时间和精力都比较长,不符合现代化企业发展的目标。
4、 在考勤管理上,虽然有严格的制度,但是在执行过程仍然有很多不能如实处理,这就导致了很多职工的投机性,对工作的正常开展有不利的影响。
5、 某些数据在使用上共享不够,使得有些业务只能由特定的人员来完成,有时会因此而导致工作效率的降低,且这样对于固定人员的经验依赖性比较大。
6、 在各种报表的输出上,往往需要根据所需要的内容制定报表,然后需要人员手工的录入,在这种复杂的工作下,就难免会出现疏漏。
综上,为了适应现代化市场发展的需要,提高整个人事部门的工作效率,人事部有必要根据自己的实际情况开发设计出属于自己的管理信息系统。同样,为了使自己的公司在未来的竞争之中拥有优势,不光是人事部门,整个公司有必要开发设计出适合自己发展的管理信息系统,这样才能使企业获得最佳的经济效益和社会效益。
2.4 需求分析
2.4.1 系统功能目标
在对人事部的业务进行详细的调查之后,根据公司计算机应用情况和业务操作情况,确定新系统的目标:设计一个适合中小型企业人事部使用的现代化的人事管理信息系统,该系统应能很好的完成以下一些功能:
1、职工档案管理。将职工档案信息存入数据库,可以完成对档案信息的添加、修改、删除等工作。
2、职工考勤管理。各部门将职工考勤信息汇总到人事部,人事部将职工考勤信息进行统计,记录在职工考勤信息表中,可根据考勤信息制定工资。
3、职工培训管理。主要完成职工培训成绩的管理。人事部将职工培训成绩进行统一审核记录在职工培训统计表中。
4、职工工资管理。工资的制定,根据职工的个人信息和当月的出勤情况和工作成效,制定出当月职工的基本工资和奖金,记入职工工资档案。
5、职工职称管理。主要完成职工职称信息的录入以及维护。
6、信息查询。对于职工档案信息、考勤信息、培训信息、工资信息以及职称信息的查询,根据查询者提出的条件能够查到他所需要的信息,本系统在这方面应该有很强大的功能。
7、数据维护。本系统应该具有数据备份和数据恢复的功能,能够对重要的数据及时的备份,以防出现意外而造成数据的丢失。
2.4.2 系统开发目标
新系统开发目标是在详细的系统调查基础上,结合企业经营目标,根据计算机应用技术情况制定的,是进行新系统可行性分析、系统分析和设计的重要依据。具体的目标:
(1)用计算机取代原有的人事管理模式,保证人事管理过程中数据安全、准确。
(2)计算机自动化管理,便于统计和查询,通过使用计算机,使工作效率达到提高。
(3)人性化界面,操作简单、易懂。
2.4.3系统需求
经过短暂的毕业实习,对公司人事部的日常业务情况有了具体详细的了解,我认为目前人事仍处于手工处理,数据量大,处理速度较慢、不及时、易出错,消耗大量了人力物力,而且不能保证数据的准确性。开发此系统的目标就是改善系统中的薄弱环节,使业务人员从繁重的重复性的劳动中解脱出来,满足日常工作的需要,实现现代化的管理。因而,开发一个用计算机代替手工操作的人事管理信息系统是必要的。
2.5新系统初步方案
在原有人事管理业务基础上,为适应未来发展需求,整理分析新系统方案如下:
新系统采用面向对象的分析方法,面向对象的分析与设计方法以成为我国当前计算机软件工程学中的主流方法。具体方法使用UML统一建模语言,在分析过程中使用Rational Rose建模工具,它支持面向对象开发全过程。
2.6可行性分析
可行性分析(feasibility analysis)也称可行性研究,是在系统调查的基础上,针对新系统的开发是否具备必要性和可能性,对新系统的开发从技术、经济、运行等方面进行分析,以避免投资失误,保证新系统的开发成功。
2.6.1技术可行性
1、开发语言的可行性:人事管理系统采用C/S结构,开发语言选择Microsoft新推出的在.Net Framework下的C#,C#是一种设计非常优秀的语言,继承了C++的强大功能,但没有C++那么复杂。
2、开发工具的可行性:开发工具选择Miscrosoft Vsiual Studio2003。该开发工具对C#,.Net具有良好的支持,提供可视化开发环境及丰富的窗体控件。
后台数据库采用Microsoft公司的SQL Server2000,它能够胜任目标系统数据处理的需求,并与Windows操作系统紧密完美的结合。
根据分析,该系统在技术上是可行的。
2.6.2经济可行性
广达公司是阜新地区机械制造领域内的名牌企业,虽然近年来,经济效益不是很
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